Noutati / Publicatii

• Noutati legislative
• Ultimele stiri
• Aparitii in presa
• Centru de presa

Inventarierea patrimoniului: Probleme practice si solutii pentru rezolvarea situatiilor intalnite in cadrul procesului de inventariere

Legislatia in vigoare impune firmelor sa efectueze o inventariere a propriului patrimoniu la inceputul activititatii, dar si cel putin o data pe durata fiecarui exercitiu financiar incheiat. Cum de cele mai multe ori acesta corespunde cu anul calendaristic, inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii urmeaza sa se faca spre finalul anului in curs. In plus, inventarierea patrimoniului a devenit recent obligatorie si pentru a putea intocmi situatii financiare interimare, in baza carora se pot imparti trimestrial dividende.

Legea contabilitatii stabileste ca inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii trebuie sa se faca atat la inceputul activitatii entitatii, cat si in anumite momente bine stabilite, precum:

• cel putin o data in cursul exercitiului financiar;
• in cadrul fuziunii, dizolvarii sau lichidarii;
• in alte cazuri prevazute de lege.

Avand in vedere ca se apropie sfarsitul de an, multe dintre companii trebuie sa faca inventarierea in perioada urmatoare.

In plus, inventarierea patrimoniului este acum obligatorie si pentru a putea intocmi situatii financiare interimare, in baza carora se pot imparti trimestrial dividende.

Concret, impartirea trimestriala a dividendelor a fost introdusa in iulie 2018 in legislatie, iar primul trimestru din care este posibila aceasta este al treilea al anului 2018, ceea ce inseamna ca, in baza situatiilor financiare interimare la 30 septembrie 2018, se poate imparti profitul aferent primelor trei trimestre ale anului.

Pentru a putea intocmi situatii financiare interimare, firmele sunt obligate sa faca o inventariere a patrimoniului propriu. Aceste situatii financiare se intocmesc pe baza balantei de verificare in care trebuie sa fie cuprinse si rezultatele inventarierii si, prin urmare, entitatea care repartizeaza dividende interimare va proceda la efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii in conformitate cu cerintele legale.

Rezultatele inventarierii si ale evaluarii efectuate cu aceasta ocazie se inregistreaza in contabilitatea curenta.

Dupa inventarierea patrimoniului firmei si intocmirea situatiilor financiare interimare, adunarea generala a asociatilor/actionarilor aproba situatiile financiare interimare si decide daca se impart dividende, cat anume se imparte din profit si termenul pentru plata dividendelor. In continuare, situatiile financiare interimare se transmit in maximum 30 de zile de la aprobarea lor, urmand ca ulterior sa se faca plata efectiva a dividendelor interimare si a impozitului aferent acestui tip de venit, in cota de 5%.

Inventarierea patrimoniului se face de catre comisii de inventariere, numite prin decizie scrisa. Aceasta decizie de numire trebuie sa cuprinda urmatoarele elemente:

• componenta comisiei (presedintele si membrii comisiei);
• modul de efectuare a inventarierii;
• metoda de inventariere utilizata;
• gestiunea supusa inventarierii;
• data de incepere si de terminare a operațiunilor de inventariere.

In cazul entitatilor cu un numar redus de salariati, inventarierea poate fi efectuata si de catre o singura persoana, iar atunci cand nu exista salariati, sarcina inventarierii revine administratorului societatii. Totusi, sarcina efectuarii inventarierii patrimoniului poate fi externalizata de catre administratorul firmei catre entitati prestatoare de astfel de servicii.

Potrivit legislatiei in vigoare, rezultatele inventarierii se stabilesc prin compararea datelor constatate faptic si inscrise in listele de inventariere cu cele din evidenta tehnico-operativa (fisele de magazie) si din contabilitate. La stabilirea valorii de inventar a bunurilor se aplica principiul prudentei, potrivit caruia se tine seama de toate ajustarile de valoare datorate deprecierilor sau pierderilor de valoare.

Nerespectarea obligatiei de a efectua inventarierea patrimoniului este considerata contraventie si se sanctioneaza cu amenzi cuprinse intre 400 si 5.000 de lei, in conformitate cu prevederile din Legea contabilitatii.

Pentru ca inventarierea este un proces complex, care necesita un efort sustinut al angajatilor intr-o perioada scurta de timp, firmele se pot confrunta cu o serie de probleme. Din experienta noastra, principalele probleme intalnite intr-un proces de invenatariere atunci cand el este efectuat cu personal propriu sunt:

• Personalul propriu nu are disponibilitate de timp din cauza perioadei aglomerate de sfarsit de an si da dovada de superficialitate neavand experienta si nefiind pregatit pentru astfel de activitati;
• Departamentul de contabilitate sau financiar trebuie sa aloce timpi suplimentari pentru realizarea si conducerea inventarierii cand de fapt ar putea să se focuseze pe activitatile de baza;
• Necunoasterea sau nerespectarea legislatiei pentru intocmirea documentatiei necesare in procesul de inventariere si nefinalizarea in termen a inventarierii;
• Rezultatele inventarierii sunt foarte rar valorificate iar cand aceasta se realizeaza se obtin in ultimul moment;
• Costuri mai mari din cauza platii orelor suplimentare necesare pentru realizarea inventarierii;
• Reticenta angajatilor in cazul deplasarilor pentru efectuarea inventarierii, in special in cazul inventarierilor in alte locatii;
• Riscuri de accidente din cauza necunoasterii si neinstruirii adecvate in normele de protectia muncii;
• Riscul obtinerii unor rezultate eronate din cauza participarii persoanelor responsabile de gestiune la inventarierea propriei gestiuni;
• Lipsa obiectivitatii si a confidentialitatii in cazul existentei lipsurilor din patrimoniul companiei;
• Neidentificarea unor pierderi din patrimoniu din cauza lipsei capacitatii de efort si de concentrare a echipei de inventariere pe parcursul proceselor de inventariere;
• Lipsa de experienta in intocmirea documentelor necesare pentru tragerea la raspundere a persoanelor responsabile in cazul identificarii unor lipsuri sau fraude;
• Lipsa cunostintelor necesare pentru reconcilierea optima a rezultatelor inventarierii.

Experienta dobandita de Contexpert, inca de la infiintare, ca urmare a multitudinii de proiecte de inventariere efectuate pentru clientii nostri, a cunoasterii legislatiei din domeniu, a faptului ca avem o echipa tanara, cu studii de specialitate si dornică de a-si arata capabilitatile, ne recomanda ca fiind cu adevarat niste profesionisti la care puteti apela oricand cu incredere pentru servicii de inventariere pe tot teritoriul Romaniei.

Fiind un furnizor independent de astfel de servicii, noi diminuam pierderile pe care o companie le-ar putea avea de la un proces de inventariere la altul. Noi facem procedurile de inventariere sa fie mai eficiente folosind tehnologie de ultima generatie care ne permite sa customizam rapoarte speciale de inventariere create în functie de nevoile clientului.

In cazul in care va intrebati cum procedam in cazul unui proiect complex de inventariere, mai jos regasiti ce facem noi mai exact pentru eficientizarea procesului si pentru valorificarea corecta, de catre companie, a rezultatelor inventarierii:

• Analizam documentatiile inventarierii precedente;
• Propunem procedura de lucru;
• Propunem documentatiile necesare procesului;
• Procesam si prelucram datele referitoare la stocurile scriptice (din evidenţele contabile);
• Verificam existenta fizica a activelor / stocurilor de inventariat;
• Alocam numere de inventar pentru mijloace fixe si obiecte de inventar;
• Etichetam activele respective pentru identificare facila (in cazul in care nu există serii);
• Efectuam fotografii digitale pentru activele inventariate la care se doreste o astfel de evidenta (si a seriilor acestora);
• Descriem stadiul in care se afla imobilizarile corporale in curs de executie pe baza valorii din documentatia existenta, precum si in functie de volumul lucrarilor realizate;
• Elaboram propuneri privind posibilitatea compensarii anumitor lipsuri cu plusuri la inventariere constatate;
• Acordam asistenta la intocmirea documentelor necesare pentru trecerea la pierderi a lipsurilor, in limita normelor de perisabilitate acceptate legal si pentru trecerea la pierderi a stocurilor degradate calitativ, care nu mai pot fi valorificate;
• Intocmim raportul de inventariere – cu fotografii aferente activelor inventariate si linkuri la acestea acolo unde este cazul;
• Transpunem datele si rapoartele pe suport electronic pentru a fi cu usurinta valorificate si arhivate la nivel de companie.

In cazul in care doriti mai multe detalii despre ce putem face pentru dumnevoastra puteti sa ne contactati la adresa de e-mail office@contexpert.ro sau mircea.pascu@contexpert.ro si unul dintre consultantii nostri va vor contacta pentru a stabili o intalnire in cel mai scurt timp.